商务英语写作的过程与基本要求

　　第三条原则：简洁(Conciseness)

　　简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。

　　(1)用简洁的语言(Use simple language)

　　尽量使用 避免使用

　　please will you be good enough to

　　prefer express a preference for

　　because for the reason that

　　ask request

　　buy purchase

　　need request

　　do accomplish

　　letter communication

　　(2)少用陈词滥调(Omit trite expressions)

　　下表列出的是一些常见的陈词滥调：

　　in the near future

　　it has come to my attention

　　at your earliest possible convenience

　　avail yourself of this opportunity

　　don' t hesitate

　　take the liberty to

　　due to the fact that

　　thanking you in advance

　　enclosed herein

　　with kindest regards

　　(3)避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions &unnecessary repetition)

　　请看下表中的两组例子，比较一下修改前与修改后的差别。

　　Wordy

　　Concise

　　We would like to

　　A long period of time

　　I expected it to be

　　During the year of 1995

　　For the development of

　　Square in shape

　　During the time that

　　please

　　a long time

　　expected

　　during 1995

　　for developing

　　square

　　while

　　(4)删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts)

　　如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。如下面句子中的划线部分被删去后并不影响句子的原义：

　　It should be noted that this is the best we can do。

　　(5)多使用主动语态的句子结构以明确表达意思

　　请比较下面两个句子:

　　Payment of their accounts will be made by Johnsons next week．

　　Johnsons will pay their accounts next week．

　　第四条原则：具体(Concreteness)

　　商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。

　　(1)尽可能地提供明确、具体的信息。

　　(2)使用具体词汇 避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。

　　第五条原则：完整(Completeness)

　　商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。

　　第六条原则：礼貌(Courtesy)

　　商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度

　　以下是几条有助于礼貌的写作方法：

　　使用礼貌友好的词汇

　　体谅对方的写作态度(You-Attitude)

　　措辞得体(Appropriate Wording)

　　避免使用有性别歧视之嫌的词语

　　及时答复(Timely Response)